Vom Beleg zur Buchung — die KI schlägt vor, bestätigt wird von Hand.

PDF und Bilder, bis fünf Megabyte je Datei. Mehrere Dateien gehen in einem Zug; Seiten, die mit der Kamera aufgenommen werden, fasst die Anwendung vor dem Hochladen zu einem PDF zusammen. Andere Formate — Word, Excel, ZIP — nimmt die Ablage nicht an.

Die Auswertung läuft über Google Cloud Vertex AI in der Region europe-west3 (Frankfurt am Main), eingesetzt wird Google Gemini, derzeit Gemini 2.5 Flash. Die Dateien selbst liegen im privaten Objektspeicher Cloudflare R2, dessen Speicherbereich auf die EU beschränkt ist. Ihre Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet; die vollständige Kette steht auf der Seite zur Sicherheit und in Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Nein, und darauf ist der Ablauf gebaut. Zuverlässig ist die Erkennung bei sauber gescannten Standardbelegen deutscher Versorger und Handwerker; unzuverlässig bei handschriftlichen Ergänzungen, mehrseitigen Sammelrechnungen, Zeiträumen über den Jahreswechsel und Tabellen mit mehreren Steuersätzen. Im Zweifel nennt ein Sprachmodell eher eine plausible Zahl, als zu sagen, dass es sie nicht findet. Deshalb steht vor jeder Buchung ein Mensch, der die Werte gegen den Beleg prüft.

Ablegen, suchen und verwalten ist unbegrenzt. Begrenzt sind allein die KI-Auswertungen: je nach Tarif 20, 50, 100 oder 200 im Monat. Gezählt wird jeder Durchlauf, eine zweite Analyse desselben Belegs also erneut. Jeder neue Arbeitsbereich beginnt mit einem einmaligen Guthaben von 100 Auswertungen, und wenn das nicht reicht, gibt es auf Anfrage 100 weitere für 20 Euro, die nicht verfallen.

Sie hilft dabei, nimmt Ihnen die Pflicht aber nicht ab. Die Belege liegen unverändert im Original, jeder Schritt daran steht im Protokoll — auch für Dokumente, die längst gelöscht sind —, und von selbst löscht die Anwendung nichts. Eine Sperre, die ein Dokument zehn Jahre lang gegen das Löschen von Hand schützt, gibt es nicht; eine Festschreibung in diesem Sinne kennt heute nur die Buchhaltung. Nach Vertragsende bleibt der Bestand 60 Tage abrufbar, und die Fristen nach §§ 147 AO und 257 HGB durch rechtzeitigen Export zu wahren, bleibt nach § 7 der AGB Ihre Aufgabe.

Nein. Dokumente kommen über den Browser oder über die Kamera des Telefons herein; eine Adresse, an die sich Rechnungen weiterleiten lassen, gibt es nicht, und eine Anbindung an einen Scanner ebenso wenig. Gebaut ist das bisher nicht, und wir sagen es lieber jetzt als nach dem Umzug.

Die Ablage gehört der Hausverwaltung. Suche und Chat antworten nur aus dem eigenen Bestand, für Eigentümer nur aus deren eigenen Objekten, und Hausmeister und Mieter haben auf die Ablage keinen Zugriff. Im Mieterportal ist ein Dokument erst sichtbar, wenn es dafür ausdrücklich freigegeben wurde.