Jede Meldung wird ein Vorgang — und jeder Vorgang hat einen Zuständigen.
Schadensmeldungen aus dem Mieterportal, Aufträge an Hausmeister und Abteilungen, wiederkehrende Wartung. Mit Fotos, Verlauf und Arbeitszeit am Vorgang statt verteilt über Anrufe und Postfächer.
Von der Meldung bis zur erledigten Reparatur — an einem Vorgang.
Meldung aus dem Mieterportal
Der Mieter beschreibt sein Anliegen selbst, wählt die Art des Schadens — Wasser, Strom, Heizung, allgemein — und hängt Fotos an. Daraus entsteht unmittelbar ein Ticket; niemand tippt eine E-Mail ab.
Schaden oder Routine
Jedes Ticket trägt seine Art, eine Priorität von niedrig bis dringend und wahlweise einen Termin. Die wiederkehrende Wartung steht damit in derselben Liste wie der Rohrbruch von heute Morgen.
Zuständigkeit statt Zuruf
Ein Ticket gehört einer Abteilung und einer oder mehreren verantwortlichen Personen. Übernimmt der Eigentümer die Reparatur selbst, wird das am Ticket vermerkt — die Verwaltung überwacht dann nur noch.
Statusverlauf ohne Rückweg
Erstellt, in Bearbeitung, pausiert, erledigt. Über „erstellt“ hinaus geht es nicht zurück, damit geleistete Arbeit nicht nachträglich verschwindet. Beim Start der ersten Arbeitssitzung wechselt der Status von selbst.
Arbeitszeit und Fahrten am Vorgang
Eine Arbeitssitzung der Zeiterfassung hängt zwingend an einem Ticket, ebenso eine Dienstreise mit ihren Kilometern. Am Ende steht neben dem Ergebnis auch, wie viel Zeit es gekostet hat.
Verlauf, Kommentare, Fotos
Jede Änderung wird mit Person, Feld und Zeitpunkt festgehalten, Kommentare stehen daneben, Bilder liegen am Ticket. Wer später fragt, wann etwas gemeldet wurde, findet die Antwort im Vorgang.
Worauf ein Ticket im Mietrecht trifft.
§ 536c BGB
Anzeige eines Mangels durch den Mieter, mit Zeitpunkt festgehalten
§ 535 BGB
Erhaltungspflicht des Vermieters; der Vorgang zeigt, was daraus wurde
§ 536 BGB
Mietminderung wegen eines Mangels, mit Bezug auf das Ticket
§ 555a BGB
Erhaltungsmaßnahmen ankündigen; der Termin steht am Ticket
§ 259 BGB
Rechenschaft gegenüber dem Eigentümer über Vorgänge an seinem Haus
DSGVO
Mieterdaten nur für die Bearbeitung, Zugriff nach Rolle, gehostet in Deutschland
Was Verwaltungen zum Ticketsystem fragen.
Können Mieter selbst melden?
Ja. Im Mieterportal legt der Mieter den Vorgang selbst an: Beschreibung, Art des Schadens, Fotos, bei Bedarf ein Termin. Danach sieht er seine eigenen Tickets und deren Status. Wer lieber anruft, bekommt sein Ticket von der Verwaltung angelegt — der Weg dahinter ist derselbe.
Lässt sich das Ticketsystem abschalten, wenn wir es nicht brauchen?
Nein, und das ist Absicht. Über diesen Bereich melden Mieter ihre Reparaturanliegen; wer ihn ausblendet, nimmt nicht einen Menüpunkt weg, sondern den Meldeweg. Von der anderen Seite käme dasselbe: jede Arbeitssitzung der Zeiterfassung hängt an einem Ticket, ohne Tickets ließe sich keine Arbeitszeit mehr starten.
Bekommen externe Handwerker einen Zugang?
Nur als Benutzer der Verwaltung mit der Rolle Hausmeister. Er sieht dann die Tickets, in denen er als Verantwortlicher steht, und sonst nichts. Ein eigenes Portal für fremde Firmen gibt es nicht, ebenso wenig eine Ausschreibung oder das Einholen von Angeboten.
Wer sieht welche Tickets?
Hausmeister sehen nur die Tickets, in denen sie als Verantwortliche stehen, Eigentümer die zu ihren Objekten, Mieter im Portal nur ihre eigenen. Verwaltung und Leitung sehen alle Tickets der Hausverwaltung. Bei Mitarbeitern ist die Liste heute noch weiter gefasst als das Öffnen: sichtbar sind alle Tickets der Verwaltung, aufmachen lassen sich die eigenen, die zugewiesenen und die der eigenen Abteilung. Diese Kante ist uns bekannt und noch offen.
Lässt sich ein Status zurücknehmen?
Nein. Ein Ticket geht von erstellt über in Bearbeitung nach erledigt und kann dazwischen pausiert werden; zurück geht es nicht. Ein erledigtes Ticket bleibt samt Verlauf und erfasster Arbeitszeit lesbar. Wer wieder von vorn anfangen muss, legt einen neuen Vorgang an.
Wird jemand benachrichtigt?
Ja. Wer als verantwortlich hinzukommt, bekommt eine Nachricht in der Anwendung und eine Mitteilung auf das Gerät; dasselbe gilt für den Eigentümer, wenn er die Reparatur übernimmt. Eine E-Mail zu jedem einzelnen Ticket verschicken wir nicht.
Was fehlt noch?
Ein Kostenrahmen am Ticket, das Einholen von Angeboten und ein Abgleich der Termine mit einem Kalender. Auch die Frist, in der ein gemeldeter Mangel behoben sein muss, überwacht die Anwendung nicht von sich aus: sie hält fest, wann gemeldet wurde und was seitdem geschah — die Frist im Blick behalten müssen Menschen. Und die Suche arbeitet in der geladenen Liste; bei sehr vielen Tickets reicht sie nicht bis zu den ältesten.
- Mietverwaltung
Die Verträge und Mieter, an denen ein Ticket hängt.
- Sicherheit und Datenschutz
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