Arbeitszeit, Urlaub und Dienstreisen — an denselben Vorgängen, an denen gearbeitet wird.
Die Uhr läuft auf einem Vorgang, nicht ins Leere. Daraus entstehen der SOLL/IST-Vergleich, das Überstundenkonto, das Urlaubskonto und der Stundennachweis für den Monat.
Vom Startknopf bis zum Stundennachweis — an einer Stelle.
Start und Stopp am Vorgang
Wer die Uhr startet, wählt den Vorgang dazu; das Ticket wechselt dabei von selbst auf „in Bearbeitung“. Mehr als eine laufende Sitzung je Person gibt es nicht, und Zeiten, die sich mit einer bereits erfassten überschneiden, weist die Anwendung ab.
Schichtpläne und Feiertage
Eine Schicht legt fest, an welchen Wochentagen wie viele Stunden anfallen; zyklische Muster wie 2/2 und monatlich vereinbarte Stunden sind ebenso möglich. Feiertage und verkürzte Tage pflegt jede Verwaltung für sich — sie senken die Sollstunden des Monats.
SOLL/IST-Vergleich und Überstunden
Je Person gilt ein Zeitraum mit Schicht, Urlaubstagen und dem Überstundenstand zu Beginn. Der Monat zeigt danach Soll, Ist, Urlaub, Krankheit und den Stand am Ende, der in den Folgemonat übergeht; Korrekturen der Verwaltung stehen mit altem Wert, neuem Wert und Grund im Protokoll.
Urlaub beantragen und genehmigen
Der Antrag nennt Zeitraum und Art — Jahresurlaub, unbezahlt, Überstundenausgleich, Mutterschutz. Vor dem Absenden zeigt die Anwendung die verfügbaren Tage; die Genehmigung zieht sie vom Jahreskonto ab, eine Ablehnung gibt sie wieder frei.
Krankmeldung und Abwesenheitskalender
Krankmeldungen tragen ihren Zeitraum und, wenn gewünscht, die Bescheinigung als Datei. Fällt ein Krankheitstag in den Urlaub, wird der Urlaubstag gutgeschrieben (§ 9 BUrlG). Der Kalender zeigt Urlaub, Krankheit und Feiertage als Monat oder als ganzes Jahr.
Dienstreisen mit dem eigenen Wagen
Fahrt, Zweck und Strecke werden erfasst, die Entfernung lässt sich über Google Maps berechnen. Aus Kilometern und Satz je Kilometer — voreingestellt 0,30 € — entsteht der Betrag; genehmigte Fahrten werden gesammelt und als Auszahlung vermerkt.
Wonach hier aufgezeichnet wird.
§ 16 ArbZG
Arbeitszeit über acht Stunden aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren
§ 3 ArbSchG
Erfassungspflicht nach dem Beschluss des BAG vom 13.09.2022
EuGH C-55/18
Urteil vom 14.05.2019 zur Erfassung der Arbeitszeit
§ 17 MiLoG
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
BUrlG
Urlaubsanspruch, anteilige Berechnung, Krankheit im Urlaub
DSGVO
Zugriff auf die eigene Verwaltung begrenzt, gehostet in Deutschland
Was Verwaltungen vor der Einführung fragen.
Erfüllen wir damit die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Die Aufzeichnung entsteht tagesgenau mit Beginn, Ende und Dauer — das ist die Form, die § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG verlangen. Dass Arbeitszeit überhaupt zu erfassen ist, leitet das Bundesarbeitsgericht seit dem 13.09.2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG her, nach dem Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18). Ob eine Aufzeichnung im Einzelfall genügt, entscheidet nicht die Software.
Warnt die Anwendung vor zu langen Arbeitstagen?
Nein. Eine vergessene Sitzung wird beim Beenden auf zehn Stunden gekürzt, damit keine Nacht durchläuft — eine Prüfung nach § 3 ArbZG ist das nicht. Die Ruhezeit von elf Stunden (§ 5 ArbZG) und die Pausen (§ 4 ArbZG) werden weder überwacht noch gemeldet.
Gibt es einen Pausenknopf?
Nein. Wer die Zeiterfassung anhält und später wieder startet, hinterlässt eine Lücke; im Monatsnachweis erscheint sie als Pause zwischen der ersten und der letzten Zeit des Tages. Eine Pause, die niemand gestoppt hat, steht folglich nirgends.
Muss jede Stunde an einem Vorgang hängen?
Ja. Eine Arbeitssitzung ohne Ticket kann gar nicht entstehen, das Feld ist in der Datenbank Pflicht. Dafür weiß am Monatsende jede Stunde, wofür sie angefallen ist, und der Ticketbericht zeigt die Zeit je Vorgang und je Person. Für allgemeine Bürozeit legt man ein eigenes Ticket an.
Wie wird der Urlaubsanspruch berechnet?
Aus dem SOLL-Zeitraum der Person: die dort vereinbarten Jahrestage, anteilig für die Monate, die in das Jahr fallen, ab einem halben Tag aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Den gesetzlichen Mindesturlaub setzt die Anwendung nicht von sich aus ein — die Tage stehen im Zeitraum und werden dort gepflegt.
Lässt sich eine erfasste Zeit nachträglich ändern?
Ja. Beginn und Ende können nachgetragen und korrigiert werden; Überschneidungen mit einer anderen Sitzung weist die Anwendung ab. Eine Änderungshistorie zur einzelnen Sitzung führen wir nicht — wer sie braucht, sollte das vorher wissen. Korrekturen am Überstundenkonto sind dagegen protokolliert.
Was bekommt die Lohnabrechnung?
Ein Monatsblatt je Person: Tag, Beginn, Ende, Pause, Dauer und ein Kürzel für Urlaub (U), unbezahlten Urlaub (UU), Krankheit (K) und Feiertag (F), dazu die Summe des Monats und je Tag die Zeit pro Vorgang. Es ist zum Ausdrucken und Weitergeben gedacht; eine Schnittstelle, die Werte direkt in ein Lohnprogramm stellt, gibt es nicht.
- Mietverwaltung
Wo die Vorgänge entstehen, auf denen die Zeit läuft.
- Umstieg und Datenübernahme
Überstunden- und Urlaubsstände lassen sich als Anfangswerte setzen.
Zeiterfassung, die weiß, woran gearbeitet wurde.
Vierzehn Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach endet der Zugang von selbst, wenn Sie nichts weiter tun.