Betriebskostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist eine der fehleranfälligsten Aufgaben in der Hausverwaltung: Sie hängt an einer Frist, an einem Katalog und an einem Maßstab, und jedes der drei steht in einer anderen Vorschrift. Diese Anleitung beschreibt, in welchen Schritten die Abrechnung entsteht, und nennt zu jedem Schritt die Norm dazu. Die Angaben beziehen sich auf die Wohnraummiete; zum Gewerberaum steht ein eigener Abschnitt weiter unten.

Was eine Betriebskostenabrechnung ist

Die Betriebskostenabrechnung — im Alltag Nebenkostenabrechnung — stellt die im Abrechnungszeitraum angefallenen umlagefähigen Kosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Daraus ergibt sich eine Nachforderung oder ein Guthaben. Bei Wohnraum ist über die Vorauszahlungen jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB), und die Abrechnung ist der Mieterin spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (Satz 2). Das Gesetz verlangt die Mitteilung, nicht das Erstellen: Maßgeblich ist der Zugang bei der Mieterin, nicht das Datum auf dem Schreiben und nicht der Tag der Absendung.

Die sieben Schritte

1. 1Abrechnungszeitraum festlegen. § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verlangt, jährlich abzurechnen — nicht, im Kalenderjahr abzurechnen. Der Zeitraum darf zwölf Monate nicht überschreiten; er folgt dem Mietvertrag und kann mitten im Jahr beginnen. Die Frist des Satzes 2 läuft ab seinem Ende.
2. 2Kosten sammeln und zuordnen. Umgelegt werden darf, was § 2 BetrKV nennt und was im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich aus.
3. 3Umlageschlüssel je Kostenart bestimmen. Maßgeblich ist die Vereinbarung im Mietvertrag. Fehlt sie, wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB); für Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, nach diesem Maßstab (Satz 2). Der Vorbehalt „haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart“ trägt beide Sätze.
4. 4Heizung und Warmwasser gesondert behandeln. Für sie gilt nicht § 556a BGB, sondern die Heizkostenverordnung: mindestens 50 und höchstens 70 vom Hundert nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).
5. 5Anteil der einzelnen Einheit berechnen. Gesamtkosten der Kostenart, multipliziert mit dem Anteil der Einheit am Maßstab dieser Kostenart. Jede Kostenart kann einen anderen Maßstab haben.
6. 6Vorauszahlungen verrechnen. Den Anteilen werden die im Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt; das Ergebnis ist eine Nachforderung oder ein Guthaben.
7. 7Abrechnung mitteilen und Belegeinsicht ermöglichen. Auf Verlangen ist der Mieterin nach § 556 Abs. 4 BGB Einsicht in die Belege zu gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen. Ohne Beleg lässt sich keine Position prüfen — praktisch ist das die Stelle, an der eine Abrechnung steht oder fällt.

Welche Angaben eine Abrechnung tragen muss

Das Gesetz zählt sie nicht auf. Entwickelt hat sie die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, die verlangt, dass eine Betriebskostenabrechnung für eine durchschnittliche Mieterin aus sich heraus nachvollziehbar ist. Genannt werden dafür vier Bestandteile (BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18):

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
• die Angabe und Erläuterung des angewandten Umlageschlüssels,
• die Berechnung des Anteils der einzelnen Mieterin,
• der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Ob eine bestimmte Abrechnung diese Anforderungen trägt, entscheidet sich an ihr selbst und an dem, was im Mietvertrag steht. savanika stellt die vier Angaben zusammen und weist zu jeder Kostenart den angewandten Schlüssel aus; geprüft, unterschrieben und verantwortet wird die Abrechnung von der Hausverwaltung oder der Vermieterin.

Häufige Fehlerquellen

• Positionen, die § 2 BetrKV nicht nennt — etwa die Vergütung der Hausverwaltung oder eine Reparatur. Sie sind keine Betriebskosten und deshalb nicht umlagefähig; der Betrag bleibt bei der Eigentümerin, unabhängig davon, wie die übrige Abrechnung aussieht.
• Ein Mieterwechsel im laufenden Zeitraum, der nicht zwischen Vor- und Nachmieterin aufgeteilt wird.
• Die versäumte Zwölfmonatsfrist. Bei Wohnraum ist eine Nachforderung nach ihrem Ablauf nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ausgeschlossen — es sei denn, die Vermieterin hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten; der Maßstab dafür ist streng. Ein Guthaben der Mieterin bleibt unberührt, und abgerechnet werden muss trotzdem.
• Ein Umlageschlüssel, der ohne Grundlage vom Mietvertrag abweicht. Auf verbrauchs- oder verursachungsabhängige Abrechnung darf die Vermieterin bei Wohnraum nach § 556a Abs. 2 BGB durch Erklärung in Textform umstellen — vor Beginn eines Abrechnungszeitraums und nur für die Zukunft.

Gewerberaum: dieselbe Rechnung, andere Regeln

Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB gehört zum Wohnraummietrecht. Auf Gewerberaum wendet der Bundesgerichtshof sie nicht an, auch nicht entsprechend (Urteil vom 27.01.2010 – XII ZR 22/07); dasselbe gilt für Räume, die nach § 578 BGB keine Wohnräume sind — eine allein vermietete Garage etwa oder einen Stellplatz. Auch der Maßstab des § 556a BGB und die Ausnahmen des § 1 Abs. 2 BetrKV stehen im Wohnraummietrecht; bei Gewerberaum entscheidet der Mietvertrag darüber, was umgelegt wird und wonach. Welche Frist und welcher Maßstab für ein gewerbliches Mietverhältnis gelten, prüft die Hausverwaltung am Vertrag.

In savanika trägt jede Kostenart eine Zuordnung zu einer BetrKV-Nummer und einen Umlageschlüssel, der Abrechnungszeitraum wird am Haus hinterlegt und muss nicht das Kalenderjahr sein, ein Mieterwechsel wird zwischen Vor- und Nachmieterin aufgeteilt, und die Vorauszahlungen kommen aus den Buchungen. Das Programm zeigt zu jeder Zahl, aus welchem Schlüssel und aus welchen Buchungen sie stammt. Die Abrechnung prüft, unterschreibt und verantwortet die Hausverwaltung.