Nebenkostenabrechnung: bis wann, worüber, nach welchem Schlüssel

In der Sache keiner, im Sprachgebrauch schon. „Betriebskosten“ ist der gesetzliche Begriff: § 1 BetrKV definiert sie als die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes entstehen. „Nebenkosten“ ist das Wort aus Mietverträgen und dem Alltag und meint dasselbe. Wer eine Nebenkostenabrechnung erstellt, erstellt eine Betriebskostenabrechnung.

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Maßgeblich ist der Zugang bei der Mieterin, nicht das Datum auf der Abrechnung und nicht der Tag der Absendung.

Dann ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), es sei denn, die Vermieterin hat die Verspätung nicht zu vertreten — der Maßstab dafür ist streng. Ein Guthaben bleibt davon unberührt und muss ausgezahlt werden; die Frist schneidet die Nachforderung ab, nicht den Anspruch der Mieterin. Abgerechnet werden muss trotzdem.

Verwaltungskosten und Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten — § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt sie ausdrücklich aus. Die Vergütung der Hausverwaltung gehört also nicht in die Abrechnung, und eine Reparatur ist keine Betriebskostenposition, auch wenn sie jedes Jahr anfällt. Ebenfalls draußen bleibt der Leerstandsanteil: bei Wohnraum trägt ihn die Eigentümerin.

Die laufenden Grundgebühren für einen Breitbandanschluss seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr. Das Ende des sogenannten Nebenkostenprivilegs steht in der Betriebskostenverordnung selbst und braucht keine Übergangsvorschrift: § 2 Satz 1 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV zählen das Nutzungsentgelt für eine fremde Antennenanlage, die Kabelweitersendungsgebühren und die laufenden monatlichen Grundgebühren nur noch für Zeiträume bis zum 30. Juni 2024 zu den Betriebskosten. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, galten die Buchstaben a und b nach dem Schlusssatz des § 2 BetrKV ohnehin nie. § 230 Abs. 4 TKG gehört zu etwas anderem — er setzt § 71 Abs. 2 TKG bis zum 30. Juni 2024 aus. Das Sonderkündigungsrecht für alte Bezugsverträge, fristlos und mit Wirkung ab dem 1. Juli 2024, steht in § 230 Abs. 5 TKG.

Es ist der eine Posten, der geblieben ist: § 2 Satz 1 Nr. 15 Buchst. c BetrKV lässt neben dem Betriebsstrom ein Bereitstellungsentgelt nach § 72 Abs. 1 TKG zu, wenn die gebäudeinterne Verteilanlage vollständig aus Glasfaser besteht und die Mieterin ihren Anbieter frei wählen kann. § 72 Abs. 2 Satz 2 TKG deckelt es auf höchstens 60 Euro im Jahr und in der Summe höchstens 540 Euro je Wohneinheit; erhoben werden darf es für bis zu fünf Jahre, bei nicht gedeckten Kosten für bis zu neun. Dazu tritt § 556 Abs. 3a BGB: Die Mieterin trägt das Entgelt nur bei wirtschaftlicher Umsetzung der Maßnahme, und bei aufwändigen Maßnahmen nur, wenn vorher drei Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste gewählt wurde.

Nach dem im Mietvertrag vereinbarten; fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB), und für Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, der Verbrauch (Satz 2). Der Vorbehalt „haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart“ trägt beide Sätze — ein Zähler allein setzt eine Vereinbarung nicht außer Kraft; dafür gibt es die Umstellung in Textform nach § 556a Abs. 2 BGB. Ist Wohnungseigentum vermietet, gilt ohne abweichende Vereinbarung der Verteilungsmaßstab der WEG (§ 556a Abs. 3 BGB). Heizung und Warmwasser folgen ohnehin der HeizKV.

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung — die Frist steht in § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Der Ausschluss folgt erst aus Satz 6: Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, sofern die Mieterin die verspätete Geltendmachung zu vertreten hat.

Ja, auf Verlangen: § 556 Abs. 4 BGB gibt der Mieterin Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege. Satz 2 stellt ausdrücklich frei, die Belege elektronisch bereitzustellen — die Einsicht muss also nicht im Verwaltungsbüro stattfinden. Praktisch ist das die Stelle, an der eine Abrechnung steht oder fällt: Ohne Beleg lässt sich keine Position prüfen.