من المستند إلى القيد — الذكاء الاصطناعي يقترح، والإنسان يعتمد.
رفع بالملف أو بالكاميرا، وتحليل بالذكاء الاصطناعي عند الطلب، ومراجعة خطوة بخطوة، وأرشيف حسب العقار، وبحث يعرف محتوى المستندات. التخزين داخل الاتحاد الأوروبي والتحليل في فرانكفورت.
من المستند الوارد إلى القيد — في مكان واحد.
الرفع بالملف أو بالكاميرا
ملفات PDF والصور، واحدًا واحدًا أو دفعة واحدة، بالسحب والإفلات في المتصفح أو بكاميرا الهاتف؛ وتُجمع عدة لقطات في ملف PDF واحد. والملف الذي سبق رفعه يُعرف من محتواه ولا يُحفظ مرة ثانية.
تحليل يقدّم اقتراحات
عند الطلب يقرأ نموذج لغوي المستند ويقترح نوعه والمرسل والتاريخ والمبالغ والفترة وقراءات العدادات والحساب الذي يُقيَّد عليه. ويظهر مع كل اقتراح مقدار ثقة النموذج به، ومن يفضّل الإدخال بنفسه يختار «إدخال يدوي».
المراجعة قبل القيد
يمر المسار بثماني خطوات على الأكثر: التحليل، وبيانات المستند، والربط، والبيانات المالية، وقراءات العدادات، والدفعات المقدمة، والتسجيل، والملخص. وتُظهر كل خطوة ما اقتُرح؛ ولا ينشأ القيد إلا بعد اعتمادك.
أرشيف حسب العقار والسنة والنوع
ينشأ المجلد من تلقائه عند الحفظ، ويبقى المستند مرتبطًا كذلك بالمالك وعقد الإيجار والدائن والدفعة وبالقيد الذي صار إليه. وللفاتورة ذات تاريخ استحقاق يضع الأرشيف تذكيرًا قبل سبعة أيام.
البحث والمحادثة في المحتوى
تبحث القائمة في اسم الملف والمرسل والموضوع والمستلم؛ أما البحث بالذكاء الاصطناعي فيتجاوز ذلك إلى نص المستندات. وفي المحادثة يمكن طرح أسئلة على الرصيد كله، ويذكر الجواب المستندات التي جاء منها.
القوالب والرسائل المتسلسلة
قوالب Word وPDF بحقول تُملأ ببيانات المستلمين، إضافة إلى قوالب جاهزة من المنصة يمكن تبنّيها. مستلمون كثيرون دفعة واحدة، والإخراج كملف أو تمريره إلى إرسال البريد.
ما يُقاس به عمل الأرشيف.
§ 147 AO
الحفظ عشر سنوات — والالتزام بالمدة يبقى من شأنكم
KI-VO
ما ينتجه النموذج يُسمّى في الواجهة اقتراحًا
Art. 28 DSGVO
المستندات داخل الاتحاد الأوروبي، والتحليل في فرانكفورت
§ 130 BGB
إثبات التسليم للرسائل التي تمر عبر بوابة المستأجر
§ 259 BGB
تقديم الحساب للمالك، مستندًا بمستند
Art. 20 DSGVO
تصدير الرصيد كاملًا مع الملفات الأصلية، بأيديكم
ما يُسأل عن الأرشيف.
ما الملفات التي يمكن رفعها؟
ملفات PDF والصور، حتى خمسة ميغابايت للملف الواحد. ويمكن رفع عدة ملفات دفعة واحدة؛ والصفحات الملتقطة بالكاميرا يجمعها التطبيق في ملف PDF واحد قبل الرفع. أما الصيغ الأخرى مثل Word وExcel وZIP فلا تُقبل.
أي ذكاء اصطناعي يُستخدم، وإلى أين تذهب المستندات؟
يجري التحليل على Google Cloud Vertex AI في منطقة europe-west3 (فرانكفورت) بنموذج Google Gemini، وهو حاليًا Gemini 2.5 Flash. أما الملفات نفسها فتوجد في مخزن الكائنات الخاص Cloudflare R2 الذي يقتصر نطاق تخزينه على الاتحاد الأوروبي. ولا تُستخدم محتوياتكم في تدريب النماذج؛ والسلسلة كاملة مذكورة في صفحة الأمان وفي الملحق الثالث من عقد معالجة البيانات.
هل يقرأ الذكاء الاصطناعي كل شيء بشكل صحيح؟
لا، وسير العمل كله مبني على ذلك. التعرّف موثوق في الفواتير القياسية الممسوحة بوضوح من مزوّدي الخدمات والحرفيين الألمان؛ وغير موثوق مع الإضافات بخط اليد، والفواتير المجمّعة متعددة الصفحات، والفترات التي تعبر مطلع السنة، والجداول ذات نسب ضريبية متعددة. وعند الشك يذكر النموذج اللغوي رقمًا معقولًا بدل أن يقول إنه لم يجده. لذلك يقف أمام كل قيد إنسان يقارن القيم بالمستند.
كم عدد المستندات المشمولة بالسعر؟
الحفظ والبحث والإدارة بلا حد. والمحدود هو تحليلات الذكاء الاصطناعي وحدها: 20 أو 50 أو 100 أو 200 في الشهر بحسب الباقة. ويُحتسب كل تشغيل، أي أن إعادة تحليل المستند نفسه تُحتسب من جديد. ويبدأ كل مساحة عمل جديدة برصيد لمرة واحدة قدره 100 تحليل، وإن لم يكفِ فهناك 100 إضافية مقابل 20 يورو عند الطلب، ولا تنتهي صلاحيتها.
هل يفي الأرشيف بواجب الحفظ عشر سنوات وفق المادة 147 من قانون الضرائب الألماني؟
يساعد، لكنه لا يرفع الواجب عنكم. المستندات محفوظة بصيغتها الأصلية دون تغيير، وكل خطوة عليها مسجّلة في السجل — حتى للمستندات التي حُذفت منذ زمن — والتطبيق لا يحذف شيئًا من تلقائه. ولا يوجد قفل يحمي مستندًا من الحذف اليدوي طوال عشر سنوات؛ وهذا التجميد موجود اليوم في المحاسبة وحدها. وبعد انتهاء العقد يبقى الرصيد متاحًا ستين يومًا، أما الوفاء بالمدد وفق المادة 147 من قانون الضرائب والمادة 257 من القانون التجاري بتصدير في الوقت المناسب فيبقى مهمتكم بحسب البند 7 من الشروط العامة.
هل يمكن إرسال المستندات إلى الأرشيف بالبريد الإلكتروني؟
لا. تدخل المستندات عبر المتصفح أو بكاميرا الهاتف؛ ولا يوجد عنوان تُحوَّل إليه الفواتير، ولا اتصال بماسح ضوئي. هذا لم يُبنَ بعد، ونقوله الآن بدل أن تكتشفوه بعد الانتقال.
من يرى أي المستندات؟
الأرشيف ملك لشركة الإدارة. ولا يجيب البحث والمحادثة إلا من رصيدكم الخاص، وللمالك من عقاراته وحدها، ولا وصول للحارس ولا للمستأجر إلى الأرشيف إطلاقًا. وفي بوابة المستأجر لا يظهر المستند إلا إذا أُتيح لذلك صراحةً.
أرشيف يعرف محفظتك مسبقًا.
أربعة عشر يومًا مجانًا، دون بيانات دفع. وبعدها ينتهي الوصول من تلقائه إن لم تفعل شيئًا آخر.