От документа до проводки — ИИ предлагает, подтверждает человек.
Загрузка файлом или камерой, разбор ИИ по желанию, проверка шаг за шагом, архив по объектам и поиск, который знает содержание документов. Хранение в ЕС, обработка во Франкфурте-на-Майне.
От поступившего документа до проводки — в одном месте.
Загрузка файлом или камерой
PDF и изображения, по одному или сразу многими, перетаскиванием в браузере или камерой телефона; несколько снимков собираются в один PDF. Файл, который уже был, распознаётся по содержимому и не кладётся во второй раз.
Разбор ИИ в виде предложений
По желанию языковая модель читает документ и предлагает тип, отправителя, дату, суммы, период, показания счётчиков и счёт учёта. У каждого предложения указана уверенность модели, а кто хочет ввести всё сам, выбирает «Ввести вручную».
Проверка до проводки
Путь идёт через восемь шагов: разбор, данные документа, привязка, финансовые данные, показания счётчиков, авансы, регистрация, итог. На каждом шаге видно, что было предложено; проводка появляется только после вашего подтверждения.
Архив по объекту, году и типу
Папка возникает сама при сохранении, а кроме неё документ висит на собственнике, договоре найма, кредиторе, платеже и на проводке, которая из него получилась. К счёту со сроком оплаты архив ставит напоминание за семь дней.
Поиск и чат по содержанию
Список ищет по имени файла, отправителю, теме и получателю; ИИ-поиск идёт дальше — в текст документов. В чате можно задавать вопросы всему фонду, и в ответе названы документы, из которых он собран.
Шаблоны и серийные письма
Шаблоны Word и PDF с подстановками, которые заполняются данными получателей, и готовые шаблоны платформы, которые можно перенять. Много получателей за один раз, выгрузка файлом или дальше в почтовую рассылку.
Чем меряется работа архива.
§ 147 AO
Хранение десять лет — соблюдение срока остаётся за вами
KI-VO
То, что создала модель, названо в интерфейсе предложением
Art. 28 DSGVO
Документы в ЕС, обработка во Франкфурте-на-Майне
§ 130 BGB
Доказательство вручения писем через портал арендатора
§ 259 BGB
Отчётность перед собственником, документ за документом
Art. 20 DSGVO
Выгрузка всего фонда вместе с оригиналами файлов, своими силами
О чём спрашивают про архив.
Какие файлы можно загружать?
PDF и изображения, до пяти мегабайт на файл. Несколько файлов идут за раз; страницы, снятые камерой, приложение собирает в один PDF ещё до загрузки. Другие форматы — Word, Excel, ZIP — архив не принимает.
Какой ИИ используется и куда попадают документы?
Разбор идёт через Google Cloud Vertex AI в регионе europe-west3 (Франкфурт-на-Майне), используется Google Gemini, сейчас Gemini 2.5 Flash. Сами файлы лежат в частном объектном хранилище Cloudflare R2, область хранения которого ограничена ЕС. Ваши данные не используются для обучения моделей; вся цепочка описана на странице о безопасности и в приложении 3 к договору об обработке по поручению.
ИИ всё распознаёт правильно?
Нет, и весь порядок работы построен с учётом этого. Распознавание надёжно на чисто отсканированных типовых счетах немецких поставщиков и ремонтников; ненадёжно при рукописных пометках, многостраничных сводных счетах, периодах через смену года и таблицах с несколькими налоговыми ставками. В сомнительном случае языковая модель скорее назовёт правдоподобное число, чем скажет, что не нашла его. Поэтому перед каждой проводкой стоит человек, который сверяет значения с документом.
Сколько документов входит в цену?
Хранить, искать и вести документы можно без ограничений. Ограничены только разборы ИИ: 20, 50, 100 или 200 в месяц в зависимости от тарифа. Считается каждый прогон, то есть повторный разбор того же документа расходует ещё один. Каждое новое рабочее пространство начинает с разового запаса в 100 разборов, а если его не хватает, по запросу есть ещё 100 за 20 евро, и они не сгорают.
Закрывает ли архив обязанность хранения по § 147 AO?
Помогает, но обязанности с вас не снимает. Документы хранятся в оригинале без изменений, каждое действие с ними записано в журнал — в том числе по давно удалённым. Сама программа ничего не удаляет.
Блокировки, которая десять лет не давала бы удалить документ вручную, нет: такая жёсткая фиксация сегодня есть только в бухгалтерии.
После окончания договора данные остаются доступны 60 дней. Уложиться в сроки хранения по § 147 AO и § 257 HGB, вовремя выгрузив документы, — ваша задача (§ 7 общих условий).
Можно ли присылать документы в архив по электронной почте?
Нет. Документы попадают внутрь через браузер или камеру телефона; адреса, на который можно пересылать счета, нет, подключения к сканеру тоже. Этого пока не построено, и мы говорим об этом сразу, а не после переезда.
Кто какие документы видит?
Архив принадлежит управляющей компании. Поиск и чат отвечают только по своему фонду, для собственника — только по его объектам, а у смотрителя дома и арендатора доступа к архиву нет вовсе. В портале арендатора документ виден лишь тогда, когда он для этого прямо открыт.
Архив, который уже знает ваш фонд.
Четырнадцать дней бесплатно, без платёжных данных. Потом доступ закончится сам, если вы ничего не сделаете.