Каждое обращение становится заявкой — и у каждой заявки есть ответственный.
Сообщения о поломках из портала арендатора, поручения смотрителю и отделам, плановое обслуживание. С фотографиями, историей и рабочим временем на самой заявке, а не в звонках и почтовых ящиках.
От обращения до выполненного ремонта — в одной заявке.
Обращение из портала арендатора
Арендатор сам описывает проблему, выбирает вид повреждения — вода, электрика, отопление, общее — и прикладывает фотографии. Из этого сразу возникает заявка; никому не нужно перепечатывать письмо.
Повреждение или плановая работа
У каждой заявки есть тип, приоритет от низкого до срочного и, при необходимости, срок. Плановое обслуживание стоит в том же списке, что и сегодняшний прорыв трубы.
Ответственный, а не окрик через кабинет
Заявка принадлежит отделу и одному или нескольким ответственным. Если ремонт берёт на себя собственник, это отмечается в заявке — управление тогда только контролирует.
Статус без обратного хода
Создана, в работе, приостановлена, выполнена. Дальше «создана» назад не вернуться, чтобы уже сделанная работа не исчезла задним числом. При старте первой рабочей сессии статус меняется сам.
Рабочее время и поездки на заявке
Рабочая сессия учёта времени обязательно привязана к заявке, как и служебная поездка с её километрами. В итоге рядом с результатом видно и то, сколько времени он стоил.
История, комментарии, фотографии
Каждое изменение записывается с человеком, полем и временем, рядом стоят комментарии, снимки лежат в заявке. Кто позже спросит, когда о проблеме сообщили, найдёт ответ в самой заявке.
С чем заявка соприкасается в немецком арендном праве.
§ 536c BGB
Сообщение арендатора о недостатке, с зафиксированным временем
§ 535 BGB
Обязанность арендодателя содержать жильё; заявка показывает, чем дело кончилось
§ 536 BGB
Снижение арендной платы из-за недостатка, со ссылкой на заявку
§ 555a BGB
Предварительное уведомление о работах по содержанию; срок стоит в заявке
§ 259 BGB
Отчётность перед собственником о том, что происходило в его доме
DSGVO
Данные арендаторов только для работы по заявке, доступ по роли, хостинг в Германии
О чём управляющие спрашивают перед переходом.
Могут ли арендаторы сообщать сами?
Да. В портале арендатор сам заводит заявку: описание, вид повреждения, фотографии, при необходимости срок. Дальше он видит свои заявки и их статус. Кто предпочитает позвонить, получит заявку от управления — путь за ней тот же самый.
Можно ли отключить систему заявок, если она нам не нужна?
Нет, и это сделано намеренно. Через этот раздел арендаторы сообщают о поломках; убрав его, вы убираете не пункт меню, а путь обращения. То же самое приходит с другой стороны: каждая рабочая сессия учёта времени привязана к заявке, без заявок время просто не запустить.
Получают ли доступ сторонние подрядчики?
Только как пользователь управления с ролью смотрителя. Тогда он видит заявки, где указан ответственным, и больше ничего. Отдельного портала для чужих фирм нет, как нет ни тендера, ни сбора коммерческих предложений.
Кто какие заявки видит?
Смотрители видят только заявки, где они указаны ответственными, собственники — заявки по своим объектам, арендаторы в портале — только свои. Управление и руководство видят все заявки. У сотрудников список сейчас шире, чем открытие: в списке видны все заявки управления, а открыть можно свои, назначенные и заявки своего отдела. Мы об этом знаем, край пока не закрыт.
Можно ли вернуть статус назад?
Нет. Заявка идёт от «создана» через «в работе» к «выполнена», между этим её можно приостановить; назад она не возвращается. Выполненная заявка остаётся читаемой вместе с историей и учтённым временем. Кому нужно начать заново, заводит новую заявку.
Приходит ли кому-нибудь уведомление?
Да. Тот, кого добавили ответственным, получает сообщение в приложении и уведомление на устройство; то же самое получает собственник, если ремонт берёт он. Письмо по каждой отдельной заявке мы не отправляем.
Чего пока нет?
Стоимости в заявке, сбора коммерческих предложений и сверки сроков с календарём. Срок, за который заявленный недостаток должен быть устранён, приложение тоже само не сторожит: оно фиксирует, когда сообщили и что было дальше, а следить за сроком приходится людям. И поиск работает по уже загруженному списку; при очень большом числе заявок он не доходит до самых старых.
Путь обращения, который ваши арендаторы найдут.
Четырнадцать дней бесплатно, без платёжных данных. Потом доступ закончится сам, если вы ничего не сделаете.