Dane najemców pozostają w europejskiej przestrzeni prawnej.
Aplikacja i baza danych działają na wynajętych serwerach w Niemczech, dokumenty i kopie zapasowe pozostają w obszarze UE, a wrażliwe dane najemców są przechowywane w bazie w postaci zaszyfrowanej. Co to oznacza technicznie, opisujemy na tej stronie.
Niemieckie serwery, przechowywanie i przetwarzanie AI w UE.
Aplikacja i baza danych działają na wynajętych serwerach Hetzner Online GmbH w Falkenstein (Saksonia). Twoje dokumenty przechowujemy w prywatnej pamięci obiektowej Cloudflare R2, której obszar jest technicznie ograniczony do UE. Analiza AI odbywa się przez Google Cloud Vertex AI w regionie europe-west3 (Frankfurt nad Menem).
Umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO zawarliśmy z Hetzner, Cloudflare, Google Cloud, Resend i PostHog. Twoje treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Pełna lista podprzetwarzających jest opublikowana jako załącznik 3 do umowy powierzenia. Hetzner ma siedzibę w Niemczech; stroną umowy dla usług Google jest Google Cloud EMEA Limited w Dublinie w Irlandii. Cloudflare, Resend i PostHog to firmy amerykańskie. Przechowywanie i przetwarzanie są umownie ograniczone do UE — dostępu z państw trzecich w ramach wsparcia i przeciwdziałania nadużyciom nie da się jednak całkowicie wykluczyć. Rozdział 13 polityki prywatności wymienia każdy taki przypadek z nazwy.
Osobny klucz dla każdego zarządcy nieruchomości.
Każdy zarządca nieruchomości ma własny klucz danych (AES-256-GCM). Szyfrujemy nim wszystkie przesłane pliki i wygenerowane PDF-y wraz z tekstem, który rozpoznawanie dokumentów z nich odczytuje; datę i miejsce urodzenia, numery podatkowe, notatki i adresy dodatkowe; numery IBAN najemców, właścicieli i dostawców, własnych rachunków bankowych zarządcy i mandatów SEPA, a także numery IBAN w wyciągach i operacjach bankowych — do dopasowania płatności bankowych obok przechowujemy tylko nieodwracalną wartość wyszukiwania; a także hasło SMTP, dostęp do eBrief, kody jednorazowe i sekrety logowania dwuskładnikowego. Klucze danych leżą w bazie wyłącznie opakowane kluczem głównym, który przechowuje Google Cloud KMS we Frankfurcie nad Menem (europe-west3) — nie na naszych serwerach i nie w bazie danych. Każde użycie klucza głównego Google zapisuje w dzienniku.
Imion i nazwisk, adresów, adresów e-mail ani numerów telefonów nie szyfrujemy pole po polu — potrzebują ich wyszukiwanie, sortowanie i listy; w wyciągach i operacjach bankowych podobnie nazw, tytułów przelewów i kwot — szyfrowany jest tam tylko IBAN. Do wyszukiwania w dokumentach obok indeksu wyszukiwania przechowywane są niezaszyfrowane krótkie fragmenty tekstu; IBAN jest w nich ukryty z wyjątkiem ostatnich czterech znaków. Chroni je rozdzielenie danych klientów, kontrola uprawnień i zaszyfrowane kopie zapasowe. Hasła przechowujemy wyłącznie jako skrót bcrypt. Kopie zapasowe bazy danych tworzymy w każdy dzień roboczy i przed wysłaniem dodatkowo szyfrujemy własnym kluczem (OpenPGP/AES-256) — klucz prywatny przechowujemy poza serwerami. Okres przechowywania: 30 dni.
Niemieckie prawo najmu i nieruchomości — wdrożone zgodnie z literą prawa.
RODO
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych
ArbZG
Ustawa o czasie pracy
BUrlG
Federalna ustawa o urlopach
BetrKV
Rozporządzenie o kosztach eksploatacyjnych
BGB §§ 535-580a
Prawo najmu
SKR03
Podwójna księgowość
§§ 556, 556a BGB
Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych i możliwość przeniesienia kosztów na najemcę
HeizKV
Rozporządzenie o kosztach ogrzewania wraz z § 9b
WoFlV
Rozporządzenie o powierzchni mieszkalnej
FAQ
Czy Savanika jest zgodna z RODO?
Tak. Aplikacja i baza danych działają na serwerach w Niemczech; dokumenty i kopie zapasowe leżą w prywatnej pamięci obiektowej Cloudflare R2 z ograniczeniem terytorialnym do UE — kopie dodatkowo zaszyfrowane naszym własnym kluczem. Przesłane pliki i wrażliwe dane, takie jak daty urodzenia, numery podatkowe i IBAN, szyfrujemy osobnym kluczem każdego zarządcy nieruchomości (AES-256-GCM). Usługodawcy, których angażujemy sami, działają jako podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO; załącznik 3 do umowy powierzenia przetwarzania wymienia ich w całości. Sekcja 2 tego samego załącznika wskazuje obok tego usługi, które zamawiasz samodzielnie — na przykład wysyłkę listów przez PIN AG; tam umowę zawierasz bezpośrednio z dostawcą.
Jak przekazać dane mojemu doradcy podatkowemu?
Savanika importuje dane bankowe MT940 i CAMT oraz automatycznie dopasowuje płatności. Zapisy trafiają do biura podatkowego przez standardowe raporty i eksport CSV. Do przekazania danych na nośniku zgodnie z § 147 Abs. 6 AO dostępny jest eksport nadający się do odczytu maszynowego. Pełny zbiór danych w każdej chwili eksportujesz też samodzielnie jako archiwum ZIP — zgodnie z § 8 ogólnych warunków bez opłat, również przy przejściu do innego dostawcy.
Dane Twoich najemców są przechowywane w Europie. A kto jeszcze ma do nich dostęp, jest wymieniony z nazwy w umowie powierzenia.
Hosting w Niemczech, dokumenty i kopie zapasowe w UE, pliki i wrażliwe pola zaszyfrowane osobnym kluczem każdego zarządcy — wszystko zapisane w umowie powierzenia przetwarzania.