Każde zgłoszenie staje się sprawą — a każda sprawa ma odpowiedzialnego.
Zgłoszenia usterek z portalu najemcy, zlecenia dla gospodarza i działów, przeglądy okresowe. Ze zdjęciami, historią i czasem pracy przy samej sprawie, zamiast w telefonach i skrzynkach pocztowych.
Od zgłoszenia do wykonanej naprawy — w jednej sprawie.
Zgłoszenie z portalu najemcy
Najemca sam opisuje sprawę, wybiera rodzaj usterki — woda, prąd, ogrzewanie, ogólna — i dołącza zdjęcia. Powstaje z tego od razu zgłoszenie; nikt nie przepisuje wiadomości e-mail.
Usterka albo praca rutynowa
Każde zgłoszenie ma swój typ, priorytet od niskiego do pilnego i, w razie potrzeby, termin. Przegląd okresowy stoi więc na tej samej liście co dzisiejsze pęknięcie rury.
Odpowiedzialność zamiast wołania przez biuro
Zgłoszenie należy do działu i do jednej lub kilku odpowiedzialnych osób. Jeśli naprawę bierze na siebie właściciel, zostaje to odnotowane przy zgłoszeniu, a zarząd już tylko nadzoruje.
Bieg statusu bez drogi powrotnej
Utworzone, w toku, wstrzymane, gotowe. Poza etap utworzenia nie ma powrotu, żeby wykonana praca nie znikała po fakcie. Przy starcie pierwszej sesji pracy status zmienia się sam.
Czas pracy i przejazdy przy sprawie
Sesja pracy w ewidencji czasu obowiązkowo wisi na zgłoszeniu, tak samo podróż służbowa ze swoimi kilometrami. Na końcu obok wyniku widać też, ile czasu kosztował.
Historia, komentarze, zdjęcia
Każda zmiana zostaje zapisana z osobą, polem i czasem, obok stoją komentarze, zdjęcia leżą przy zgłoszeniu. Kto później zapyta, kiedy sprawę zgłoszono, znajdzie odpowiedź w samej sprawie.
Z czym zgłoszenie styka się w niemieckim prawie najmu.
§ 536c BGB
Zawiadomienie najemcy o wadzie, z zapisanym czasem zgłoszenia
§ 535 BGB
Obowiązek utrzymania po stronie wynajmującego; sprawa pokazuje, co z tego wyszło
§ 536 BGB
Obniżenie czynszu z powodu wady, z odniesieniem do zgłoszenia
§ 555a BGB
Wcześniejsza zapowiedź prac utrzymaniowych; termin stoi przy zgłoszeniu
§ 259 BGB
Rozliczenie się wobec właściciela z tego, co działo się w jego domu
DSGVO
Dane najemców tylko do obsługi sprawy, dostęp według roli, hosting w Niemczech
O co zarządcy pytają przy systemie zgłoszeń.
Czy najemcy mogą zgłaszać sami?
Tak. W portalu najemca sam zakłada sprawę: opis, rodzaj usterki, zdjęcia, a jeśli jest — termin. Potem widzi własne zgłoszenia i ich status. Kto woli zadzwonić, dostaje zgłoszenie założone przez biuro; droga za nim jest ta sama.
Czy da się wyłączyć system zgłoszeń, jeśli go nie potrzebujemy?
Nie, i jest to zamierzone. Przez ten obszar najemcy zgłaszają swoje usterki; ukrycie go nie zabiera pozycji z menu, tylko drogę zgłoszenia. To samo przychodzi z drugiej strony: każda sesja pracy w ewidencji czasu wisi na zgłoszeniu, bez zgłoszeń nie dałoby się już rozpocząć czasu pracy.
Czy zewnętrzni fachowcy dostają dostęp?
Tylko jako użytkownik zarządcy z rolą gospodarza. Widzi wtedy zgłoszenia, w których wpisano go jako odpowiedzialnego, i nic poza tym. Osobnego portalu dla obcych firm nie ma, tak samo jak przetargu ani zbierania ofert.
Kto widzi które zgłoszenia?
Gospodarze widzą tylko zgłoszenia, w których wpisano ich jako odpowiedzialnych, właściciele te dotyczące ich nieruchomości, najemcy w portalu wyłącznie własne. Zarząd i kierownictwo widzą wszystkie zgłoszenia firmy. U pracowników lista jest dziś szersza niż otwieranie: widzą wszystkie zgłoszenia firmy, a otworzyć mogą własne, przypisane im i te ze swojego działu. Znamy tę otwartą krawędź i jeszcze jej nie zamknęliśmy.
Czy status da się cofnąć?
Nie. Zgłoszenie idzie od utworzonego przez w toku do gotowego i po drodze może zostać wstrzymane; z powrotem nie idzie. Zakończone zgłoszenie zostaje czytelne razem z historią i zapisanym czasem pracy. Kto musi zacząć od nowa, zakłada nową sprawę.
Czy ktoś dostaje powiadomienie?
Tak. Kto zostaje dodany jako odpowiedzialny, dostaje wiadomość w aplikacji i powiadomienie na urządzenie; to samo dotyczy właściciela, który bierze naprawę na siebie. Nie wysyłamy wiadomości e-mail o każdym pojedynczym zgłoszeniu.
Czego jeszcze brakuje?
Kwoty kosztów przy zgłoszeniu, zbierania ofert i porównania terminów z kalendarzem. Także terminu, w którym zgłoszona wada ma zostać usunięta, aplikacja sama nie pilnuje: zapisuje, kiedy przyszło zgłoszenie i co działo się od tego czasu, a pilnowanie terminu zostaje po stronie ludzi. Wyszukiwanie działa też w obrębie wczytanej listy; przy bardzo wielu zgłoszeniach nie sięga do najstarszych.
Droga zgłoszenia, którą Twoi najemcy znajdą.
Czternaście dni za darmo, bez danych płatniczych. Potem dostęp kończy się sam, jeśli nic dalej nie zrobisz.